Struktur Organisasi PPM

STRUKTUR ORGANISASI PPM

 

STRUKTUR ORGANISASI UPT PPM

UNIVERSITAS PGRI KANJURUHAN MALANG

 

 

Struktur organisasi merupakan pencerminan hubungan wewenang dan tanggung jawab secara fungsional dalam pengelolaan suatu organisasi atau institusi.  Struktur organisasi bertujuan untuk memberikan kepastian yang tegas dalam garis kewenangan, koordinasi, dan pengawasan sehingga dapat dicegah timbulnya suatu konflik.  Sebuah institusi memerlukan struktur organisasi yang merupakan alat untuk mencapai tujuan bersama.  Dengan struktur organisasi yang baik, maka pendelegasian wewenang dan tanggungjawab akan jelas dan sistematis.

Dalam SPMI Universitas PGRI Kanjuruhan Malang, organisasi yang bertanggung jawab melakukan koordinasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu di tingkat universitas adalah Pusat Penjaminan Mutu (PPM).  PPM didirikan pada tanggal 20 Februari 2006 dengan Surat Keputusan Rektor Nomor 51/I.B2/UK-ML/II.2006. Dalam kaitannya dengan fungsi pengelolaan sistem dokumentasi, PPM memiliki tanggungjawab membantu universitas dan unsur pelaksana universitas dalam mengelola dokumen sebagai berikut :

  1. Kebijakan Mutu Akademik Universitas
  2. Standar Akademik Universitas
  3. Pedoman Akademik Universitas
  4. Pedoman Mutu Universitas
  5. Pedoman Prosedur

Selain fungsi mengelola, PPM juga bertugas untuk mengembangkan pedoman mutu Universitas.  Kelima dokumen tersebut akan menjadi acuan bagi pimpinan Fakultas dalam mengembangkan dan mengelola dokumen sejenis di tingkat Fakultas agar menjadi acuan pelaksanaan di tingkat Program Studi. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi di atas, maka disusun struktur organisasi PPM sebagai berikut.

Tugas Pokok dan Fungsi UPT Penjaminan Mutu Universitas PGRI Kanjuruhan Malang

Ketua Pusat Penjaminan Mutu (PPM)

  1. Menyusun, mengembangkan, dan mengimplementasikan kebijakan serta strategi penjaminan mutu universitas.
  2. Melakukan koordinasi dengan pimpinan universitas terkait pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan Universitas PGRI Kanjuruhan Malang
  3. Mengendalikan pelaksanaan siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan) di seluruh unit.
  4. Mengkoordinasikan Kabag. Sistem Penjaminan Mutu Akademik dan Kabag Sistem Penjaminan Mutu Non Akademik.
  5. Melakukan koordinasi dengan Komisi Penjaminan Mutu Fakultas (KPM) terkait pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di tingkat fakultas dan Gugus Kendali Mutu (GKM) di tingkat Prodi.
  6. Menetapkan agenda dan kebijakan Audit Mutu Internal (AMI).
  7. Menjamin keterpaduan antara Renstra, SPMI, dan dokumen mutu (kebijakan, standar, manual, formulir).
  8. Mengkoordinasikan kegiatan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dan tindak lanjut hasilnya.
  9. Menjalin kemitraan eksternal di bidang penjaminan mutu dan akreditasi.
  10. Melaporkan kinerja penjaminan mutu kepada Rektor secara periodik.

Kepala Bagian Penjaminan Mutu Bidang Akademik

  1. Melaksanakan monitoring (pengawasan) terhadap pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkup Fakultas dan Prodi Universitas PGRI Kanjuruhan Malang.
  2. Melaksanakan dan melaporkan kepada ketua PPM hasil analisis kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan standar akademik (Standar Pendidikan, Standar Penelitian dan Standar Pengabdian).
  3. Melaksanakan dan menganalisis hasil penyebaran instrument evaluasi dosen.
  4. Melaksanakan dan menganalisis hasil penyebaran instrument kepuasan pembelajaran daring dan luring.
  5. Menyusun prosedur Audit Mutu Internal (AMI) SPMI.
  6. Membuat rencana kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) SPMI secara periodic.
  7. Bertanggungjawab terhadap kegiatan audit mutu internal (AMI) SPMI.
  8. Mendokumentasikan semua hasil temuan, permintaan tindakan koreksi (PTK), dan laporan audit mutu internal (AMI) SPMI.
  9. Mempersiapkan pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) di tingkat Fakultas.
  10. Melaporkan pelaksanaan audit mutu internal (AMI) SPMI dan RTM kepada Warek I.

Kepala Bagian Penjaminan Mutu Bidang Non Akademik

  1. Melaksanakan monitoring (pengawasan) terhadap pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu ISO di lingkup Direktorat dan Unit Pelaksana Teknis Universitas PGRI Kanjuruhan Malang.
  2. Melaksanakan dan melaporkan kepada ketua PPM hasil analisis kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan standar Non akademik (Standar Kerjasama, standar sistem informasi, standar sumber daya manusia, standar tata kelola, standar kemahasiswaan) Melaksanakan dan menganalisis hasil penyebaran instrument kepuasan pengguna internal dan aksternal.
  3. Menyusun prosedur Audit Mutu ISO.
  4. Membuat rencana kegiatan Audit Mutu Audit Mutu ISO secara periodic.
  5. Bertanggungjawab terhadap kegiatan Audit Mutu ISO.
  6. Mendokumentasikan semua hasil temuan, permintaan tindakan koreksi (PTK), dan laporan Audit Mutu ISO.
  7. Mempersiapkan pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) di tingkat Universitas.
  8. Melaporkan pelaksanaan Audit Mutu ISO dan RTM kepada Warek II selaku Manajer Representatif.
  9. Bertanggungjawab dan melaporkan progres kerja kepada Ketua PPM.

 Tugas Bidang Akreditasi

  1. Menfasilitasi program studi yang akan menyusun borang akreditasi nasional dan internasional.
  2. Membantu pelaksanaan akreditasi Institusi.

Tugas Bidang Implementasi Audit Mutu Internal

Koordinator Audit Mutu Internal dibagi menjadi beberapa bidang, yaitu:

  1. Bidang Audit (Manajer Program AMI): Melaksanakan audit mutu tingkat fakultas, dan program studi.
  2. Bidang Monitoring dan Evaluasi: Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap implementasi penjaminan mutu di tingkat program studi.

Tugas Bagian Dokumen

  1. Bertanggung jawab terhadap penyusunan, pelaksanaan serta memonitoring dan mengevaluasi program kerja bagian dokumen
  2. Bertanggung jawab mengkodekan seluruh dokumen penjaminan mutu ditingkat fakultas dan program studi
  3. Bertanggung jawab memelihara dan mengontrol dokumen
  4. Bertanggung jawab mengontrol dan mengidentifikasi status riwayat dokumen
  5. Mengendalikan kelayakan dokumen-dokumen sebelum diterbitkan
  6. Bertanggung jawab menggandakan dan mendistribusikan dokumen penjaminan mutu ke pengguna dokumen
  7. Memastikan dokumen sah, teridentifikasi, dan terkendali
  8. Bertanggung jawab dan melaporkan progress kerja kepada ketua PPM

Tugas Komisi Penjaminan Mutu (KPM)

  1. Mengembangkan SPMI di lingkungan
  2. Menetapkan kebijakan mutu di tingkat
  3. Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan akademik di tingkat fakultas.
  4. Mengoordinasikan pelaksanaan audit mutu internal pada program studi yang berada di bawah naungannya.
  5. Mengarahkan tindakan perbaikan jaminan mutu
  6. Memonitoring tugas Gugus Kendali Mutu (GKM).
  7. Melakukan analisis berkala laporan monitoring dan evaluasi kegiatan penjaminan mutu program studi dari GKM sesuai tri dharma Perguruan Tinggi yang terdiri dari Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat serta menyusun seluruh masukan dari hasil monitoring dan evaluasi di Fakultas.
  8. Menyampaikan laporan hasil monitoring dan evaluasi beserta rekomendasi kepada Dekan.

Tugas Gugus Kendali Mutu (GKM)

  1. Melaksanakan siklus PPEPP di tingkat program studi.
  2. Menyusun dan mengembangkan dokumen mutu, serta mengkoordinasi implementasi sistem mutu di tingkat program studi.
  3. Melaporkan perkembangan sistem mutu dan mempelajari kemungkinan penyimpangan dalam implementasi sistem mutu program studi.
  4. Monitoring dan evaluasi berkala keterlaksanaan tridharma serta layanan akademik.
  5. Mengevaluasi berbagai masukan sebagai upaya meningkatkan kualitas sistem mutu program studi.

Tugas Manajemen Representatif

  1. Memastikan bahwa proses-proses pelayanan administrasi yang diperlukan untuk pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara;
  2. Melaporkan kepada pimpinan Universitas Kanjuruhan Malang mengenai kinerja Sistem Manajemen Mutu dan langkah–langkah untuk pelaksanaan perbaikannya;
  3. Memastikan promosi kesadaran personil untuk memenuhi kepuasan stakeholder/civitas akademik; dan menghubungkan dengan pihak luar berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu.

Tugas Lead Auditor

  1. Mendokumentasikan semua hasil temuan audit mutu internal.
  2. Melaporkan kepada manajemen hasil-hasil audit.
  3. Membuat rencana kegiatan internal audit (jadual audit mutu internal) secara periodik.
  4. Bertanggungjawab atas kegiatan internal audit.
  5. Memverifikasi pada implementasi tindakan koreksi dan melaporkan hasil verifikasi.

Tugas Pengendali Data Dokumen

  1. Mengendalikan kelayakan dokumen-dokumen sebelum diterbitkan.
  2. Meng-update dokumen sesuai kebutuhan.
  3. Mengidentifikasi status revisi dokumen.
  4. Memastikan bahwa dokumen terdistribusi pada pengguna dokumen.
  5. Memastikan dokumen sah dan teridentifikasi
  6. Memastikan dokumen eksternal teridentifikasi dan terkendali
  7. Mencegah penggunaan dokumen yang tidak dikehendaki dari dokumen-dokumen kadaluwarsa
  8. Mendokumentasikan notulen-notulen rapat manajemen mutu.

Scroll to Top