STRUKTUR ORGANISASI PPM 2015

Struktur organisasi merupakan pencerminan hubungan wewenang dan tanggung jawab secara fungsional dalam pengelolaan suatu organisasi atau institusi.  Struktur organisasi bertujuan untuk memberikan kepastian yang tegas dalam garis kewenangan, koordinasi, dan pengawasan sehingga dapat dicegah timbulnya suatu konflik.  Sebuah institusi memerlukan struktur organisasi yang merupakan alat untuk mencapai tujuan bersama.  Dengan struktur organisasi yang baik, maka pendelegasian wewenang dan tanggungjawab akan jelas dan sistematis.

Dalam SPMI Universitas Kanjuruhan Malang, organisasi yang bertanggung jawab melakukan koordinasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu di tingkat universitas adalah Pusat Penjaminan Mutu (PPM).  PPM didirikan pada tanggal 20 Februari 2006 dengan Surat Keputusan Rektor Nomor 51/I.B2/UK-ML/II.2006. Dalam kaitannya dengan fungsi pengelolaan sistem dokumentasi, PPM memiliki tanggungjawab membantu universitas dan unsur pelaksana universitas dalam mengelola dokumen sebagai berikut :

  1. Kebijakan Mutu Akademik Universitas
  2. Standar Akademik Universitas
  3. Pedoman Akademik Universitas
  4. Pedoman Mutu Universitas
  5. Pedoman Prosedur

Selain fungsi mengelola, PPM juga bertugas untuk mengembangkan pedoman mutu Universitas.  Kelima dokumen tersebut akan menjadi acuan bagi pimpinan Fakultas dalam mengembangkan dan mengelola dokumen sejenis di tingkat Fakultas. Untuk melaksanakan tugas dan fungsi di atas, maka disusun struktur organisasi PPM sebagai berikut.

Tugas Ketua PPM dan Sekretaris PPM

  1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik secara keseluruhan di Universitas Kanjuruhan Malang;
  2. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu;
  3. Memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu;
  4. Melakukan audit dan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu; dan
  5. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu Universitas Kanjuruhan Malang dan bertanggungjawab dalam penyelenggaraan penjaminan mutu akademik.

Tugas Bidang Akreditasi

  1. Menfasilitasi program studi yang akan menyusun borang akreditasi nasional dan internasional.
  2. Membantu pelaksanaan akreditasi Institusi.

Tugas Bidang Implementasi Audit Mutu Internal

Koordinator Audit Mutu Internal dibagi menjadi beberapa bidang, yaitu:

  1. Bidang Audit (Manajer Program AMI): Melaksanakan audit mutu tingkat fakultas, dan program studi.
  2. Bidang Monitoring dan Evaluasi: Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap implementasi penjaminan mutu di tingkat program studi.

Tugas Bagian Dokumen

  1. Bertanggung jawab terhadap penyusunan, pelaksanaan serta memonitoring dan mengevaluasi program kerja bagian dokumen
  2. Bertanggung jawab mengkodekan seluruh dokumen penjaminan mutu ditingkat fakultas dan program studi
  3. Bertanggung jawab memelihara dan mengontrol dokumen
  4. Bertanggung jawab mengontrol dan mengidentifikasi status riwayat dokumen
  5. Mengendalikan kelayakan dokumen-dokumen sebelum diterbitkan
  6. Bertanggung jawab menggandakan dan mendistribusikan dokumen penjaminan mutu ke pengguna dokumen
  7. Memastikan dokumen sah, teridentifikasi, dan terkendali
  8. Bertanggung jawab dan melaporkan progress kerja kepada ketua PPM

Tugas Komisi Penjaminan Mutu (KPM)

  1. Mengembangkan SPM di lingkungan fakultas
  2. Menetapkan kebijakan mutu di tingkat fakultas
  3. Mengarahkan tindakan perbaikan jaminan mutu pendidikan

Wewenang, Tanggungjawab, dan Tugas Gugus Kendali Mutu (GKM)

Wewenang dan Tanggungjawab GKM

  1. Menetapkan sasaran dan standar penjaminan mutu prodi
  2. Mengendalikan proses penjaminan mutu pendidikan pada tingkat prodi
  3. Melaksanakan aktivitas  perbaikan mutu pendidikan pada tingkat prodi

Tugas GKM

  1. Membantu ketua program studi dalam kelancaran kegiatan akademik semester;
  2. Membahas proses belajar mengajar yang sedang berlangsung;
  3. Membuat laporan tentang penilaian program studi dan kegiatan program studi untuk disampaikan kepada Kaprodi.

Tugas Manajemen Representatif

  1. Memastikan bahwa proses-proses pelayanan administrasi yang diperlukan untuk pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara;
  2. Melaporkan kepada pimpinan Universitas Kanjuruhan Malang mengenai kinerja Sistem Manajemen Mutu dan langkah–langkah untuk pelaksanaan perbaikannya;
  3. Memastikan promosi kesadaran personil untuk memenuhi kepuasan stakeholder/civitas akademik; dan menghubungkan dengan pihak luar berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu.

Tugas Lead Auditor

  1. Mendokumentasikan semua hasil temuan audit mutu internal.
  2. Melaporkan kepada manajemen hasil-hasil audit.
  3. Membuat rencana kegiatan internal audit (jadual audit mutu internal) secara periodik.
  4. Bertanggungjawab atas kegiatan internal audit.
  5. Memverifikasi pada implementasi tindakan koreksi dan melaporkan hasil verifikasi.

Tugas Pengendali Data Dokumen

  1. Mengendalikan kelayakan dokumen-dokumen sebelum diterbitkan.
  2. Meng-update dokumen sesuai kebutuhan.
  3. Mengidentifikasi status revisi dokumen.
  4. Memastikan bahwa dokumen terdistribusi pada pengguna dokumen.
  5. Memastikan dokumen sah dan teridentifikasi
  6. Memastikan dokumen eksternal teridentifikasi dan terkendali
  7. Mencegah penggunaan dokumen yang tidak dikehendaki dari dokumen-dokumen kadaluwarsa
  8. Mendokumentasikan notulen-notulen rapat manajemen mutu.